E-Mail Newsletter - Erstellen und Versenden

1. Neue E-Mail erstellen: Startseite / Marketing / E-Mail / Liste → Ordner / Markenordner öffnen / E-Mail erstellen

2. E-Mail-Typ auswählen: Typ "Normal"

3. Vorlage erstellen

Eigene Vorlage erstellen: E-Mail gestalten / Aktionen / 'E-Mail als Vorlage speichern'

3.1. Vorlagen verwenden

Vorlagen die bereits erstellt wurden, können nur aufgerufen werden, indem man eine neue E-Mail erstellt und dann aus den vorhandenen Vorlagen auswählt. Bitte auf Benennung achten, da die Vorlagen aller Betriebe dort gespeichert werden (leider keine Ordnerstruktur möglich).

Zum Ändern oder Löschen von Vorlagen rechts 'Vorlagen verwalten' klicken - dann öffnet sich auf der rechten Seite ein Tool zur Bearbeitung.
Um eine Vorlage zu ändern: Die Änderungen in der bereits vorhandenen Vorlage vornehmen und diese erneut als Vorlage speichern. Gegebenenfalls die alte Vorlage löschen (auch bei Änderung der Benennung nötig).

4. Einstellungen treffen

4.1. Absendername: Der Name, den Empfänger als Absender in deren Mailbox sehen. 4.2. Absenderadresse: Die Adresse, die Empfänger sehen soll. Wenn man Checkbox "Dies als meine Antwortadresse verwenden" nicht klickt, hat man die Möglichkeit die Antworten an eine andere Adresse schicken zu lassen. 4.3. Antwortadresse: Die Adresse, an die Antworten von Empfänger gesendet werden. Kann die gleiche Adresse wie Absenderadresse sein, muss aber nicht. 4.4. Betreffzeile: auch möglich: Emojis, Personalisierung, Smart Rule (Mit Smart Content kann ein Modul unterschiedliche Versionen der Inhalte anhand bestimmter Besucherkriterien anzeigen → mehr dazu Personalisierung und Smart Rules 4.5. Vorschautext: (Empfohlen!) Dieser Text wird als Vorschau im Posteingang des Empfängers angezeigt. Wenn keine Vorschau hinzugefügt wird, wird die erste Zeile Ihrer E-Mail standardmäßig angezeigt - und beginnt meist mit "E-Mail im Browser anzeigen" oder Ähnlichem. 4.6. Interner E-Mail-Name: Kampagnentitel (zur internen Orientierung, nicht für Empfänger sichtbar) → Naming Convention verpflichtend einzuhalten! Ansonsten versinken wir im Chaos. Marke_Kanal_Kontaktliste_Datum(MMJJ)_Produkt/Service/Thema z.B.: FSH_NL_Allgemein_0320_Programm; TON_NL_Presse–NOE_1020_Neujahrskonzert → mehr dazu links unter Kategorie Naming Convention 4.7. Sprache: Standard-Texte können in verschiedenen Sprachen angezeigt werden. 4.8. Abonnement-Typ: Jeder Kontakt wird bei der Registrierung mit einem Abo-Typ im CRM-System versehen z.B.: NÖ Kulturwirtschaft Ges.m.b.H. (je nach Betrieb benannt). Die Kontakte erhalten nur die Abonnementtypen, die sie abonniert haben. Bedeutet umgekehrt auch, dass nur jene Kontakte den Newsletter erhalten, die sich auch mittels Double-Opt-In für einen angemeldet. haben. Mehr Infos dazu: Double Opt-In Prozess erklärt (DOI)

4.9. Bürostandort: = Footer mit Unternehmensinformation. Dieser wurde im Vorhinein an jeden der Betriebe angepasst. ACHTUNG: NICHT den "Abmelden"-Link im Footer verwenden! Nutzer sollen sich über "Einstellungen verwalten" abmelden. Sollte der "Abmelden"-Link versehentlich ausgeschickt werden und der User ihn klicken, so könnte er auf die Blacklist kommen und keiner der NÖKU-Betriebe kann ihn beschicken. Automatisch im Footer enthalten sind auch die Links zum betriebseigenen Impressum und Datenschutzerklärung. 4.10. Kampagne: Eine Kampagne ist eine Sammlung von Marketinginhalten. Man kann eine Kampagne erstellen und dieser verschiedene Inhalte zuweisen und erhält dann eine detallierte Übersicht der Wirksamkeit der verschiedenen Maßnahmen. Mehr Infos zur Anwendung von Kampagnen in der NÖKU: Kampagnen (Work in Progress) 4.11. Klartext: Wenn ein Nutzer aufgrund seines E-Mail-Providers die Mail in der Rich-Text-Version nicht öffnen kann, wird ihm eine Klartext-Version gesendet. Die könnte man hier individuell umschreiben. 4.12. Webversion: (Empfohlen!) Um eine Webversion der E-Mail zu erstellen, den Riegel aktivieren (dabei handelt es sich um eine eigenständige Website). Dies braucht der Empfänger der E-Mail, wenn diese im E-Mail-Programm nicht korrekt und vollständig dargestellt werden kann. (bestes Beispiel: NÖKU interne Outlook-Postfächer) 4.13. Seitentitel/Seiten-URL: Hängt mit Webversion zusammen. Wird in der Titelleiste des Browsers und in den Suchergebnissen angezeigt. Content-Slug (hintere Teil der URL) wird automatisch erstellt. z.B.: http://noeku-6183874.hs-sites.com/einladung-zur-ausstellungseröffnung 4.14. Meta-Beschreibung: Eine gute Meta-Beschreibung bringt Suchmaschinen-Traffic auf deine Seite (nicht relevant für Marketing-Emails) Zusatzoption: Seite an einem bestimmten Datum ablaufen lassen (zum empfehlen, wenn der NL aktuelle Angebote beinhaltet.)

5. Gestaltung der E-Mail: unter 'Bearbeiten'

Drag-&-Drop Funktion: Content-Feld an gewünschte Stelle ziehen.

6. Abschnitt bearbeiten: Maus über Content-Feld bewegen. 

7. Bildbearbeitung

• Eingabe des ALT-Text: Der ALT-Text wird statt dem Bild angezeigt, wenn der Mail-Provider des Empfängers dieses sperrt (Empfehlung!, weil positive Auswirkung auf SEO)
• Breite & Größe: kann nur zusammenhängend geändert werden. Um Breite unabhängig von Größe/Höhe zu ändern → Beschreibung in Punkt 7.1.
  
• Link hinzufügen: dieser Link öffnet sich, wenn Empfänger auf Bild klickt
• Ausrichtung: Links, Center, Rechts
• Seitenabstände: Feld "Auffüllung" aktivieren, um Seitenabstand zu bearbeiten
  

7.1. Bildgröße bearbeiten

Bildgröße kann direkt in HubSpot bearbeitet / zugeschnitten werden: Bild via Content-Feld einfügen / Bild anklicken / Ersetzen

Medienbibliothek öffnet sich rechts → Curser über Bild (im Kleinformat) bewegen und "i" anklicken / Klonen und bearbeiten / Größe ändern

8. Schriftbearbeitung

Öffnet sich automatisch am oberen Rand, wenn man auf den Text-Abschnitt klickt.

8.1. Verlinkung einfügen: Wort/Satz/Paragraph markieren und verlinken. Mögliche Verlinkungen: URL, E-Mail-Adresse, Datei (Upload auf HubSpot, Webseite, Abonnement-Link, Meeting = Verlinkung mit Kalender).

8.2. Emoji hinzufügen

8.3. Sonderzeichen hinzufügen

8.4. Personalisierung hinzufügen

9. Allg. Design für E-Mail ändern

9.1. Vorlage

• Hintergrund- und Bodyfarbe kann unter Design / Vorlage geändert werden. Unter 'Erweitert' können RGB-Farben und Farbcodes verwendet werden.
• 'Nur-Text mit voller Breite'-Funktion: (Nicht empfohlen!) Eine Nur-Text-E-Mail mit voller Breite hat nur wenig Formatierung und wird Ihren Lesern wie eine persönliche E-Mail erscheinen. In Nur-Text-E-Mails mit voller Breite werden mehrere Layouts nicht unterstützt. 
• Rahmen: ein Rahmen kann um den Body gelegt werden und die Stärke und Farbe verändert werden.
  

9.2. Bild

• Dieses Tool via Drag-&-Drop in die E-Mail ziehen, danach öffnet sich links ein Tool worin ein Bild hochgeladen werden kann oder ein bereits hochgeladenes Bild in 'Bilder durchsuchen' gesucht werden kann.

9.3. Text

• Absätze und Überschriften können hier verändert (Schriftart, Größe, Farbe, Zeilenhöhe, fett/unterstrichen/kursiv, Textlinkfarbe) werden. Die Textstile werden je nach Absatz/Überschrift im ganzen Dokument übernommen.
  

9.3. Schaltfläche

• Buttons/CTAs können hier erstellt und designed werden und werden in der gesamten E-Mail übernommen.

9.4. Abgrenzung

• Abgrenzungen sind Trennlinien, die der E-Mail optisch strukturieren. Änderungen (Stärke, Farbe, Style) werden für die gesamte E-Mail übernommen.

9.5. Social Media

• Social Media Profile können hier verlinkt werden. Der Button und die Abstände können auf der linken Seite bearbeitet werden. 

9.6. Videos

• Video kann entweder hochgeladen werden oder per Link (z.B.: von YouTube) eingefügt werden.

9.7. Fußzeile

• Fußzeile kann durch Drag-&-Drop eingefügt und bearbeitet werden. Sollten Änderungen an der Fußzeile gewünscht sein, kann man diese über "Verwalten" durchführen.

9.8. +Mehr

• Hier können Module erstellt oder vom Marketplace gekauft werden. Das Erstellen von Modulen erfordert Kenntnisse in HTML, CSS, HubL und die Verwendung des HubSpot-Design-Managers. Es wird empfohlen, mit einem Designer zu arbeiten, um Code-Module zu erstellen. Beispiel: Scroll Animations, Slider, Abgrenzungslinien, etc.
  

10. Tabellenlayout erstellen

Eine Auswahl an Tabellen ist hier zu finden und via Drag-&-Drop im Dokument einzufügen. In die Tabellenfenster können jeweils eigene Content-Felder eingefügt werden.

11. Vorschau ansehen

Rechts oben 'Aktionen' / Vorschau

• Vorschau für bestimmten Kontakt kann ausgewählt werden
• Hier hat man die Möglichkeit: das Design, Links, Personalisierungen, Smart Rules zu prüfen, etc.
  

12. Versenden

Oben unter Registerkarte 'Senden oder Planen'.

• Senden an: einzelne Kontakte, eine oder mehrere Kontaktlisten
• Nicht senden an: Listen oder Kontakte auswählen (Bestimmte Zielgruppen vom Newsletter ausschließen, oder aber auch vorher angelegte "Black Lists" ausschließen)
  
• Checkbox: 'Nicht an Kontakte mit niedriger Interaktion senden' (Nicht empfohlen!) → Kontakte haben eine niedrige Interaktion, wenn sie die letzten 11 E-Mails nicht geöffnet haben.
  Man kann die Zustellbarkeit und die Interaktionsquote verbessern, indem man sie nicht in die Sendung aufnimmt.
  
• Jetzt senden oder für einen späteren Zeitpunkt planen (Datum und Uhrzeit auswählen)
  

HubSpot Knowledge-Base:

https://knowledge.HubSpot.com/de/marketing-tools/topics#email