Trifft die Anfrage einer Person zur Datenauskunft laut DSGVO ein, so sind für die Auskunft über die Daten aus HubSpot die folgenden Schritte einzuleiten:
- Die Anfrage der Person ist an den Datenschutzkoordinator deiner GesmbH schriftlich weiterzuleiten.
- Der Datenschutzkoordinator wendet sich mit der Datenauskunftsanfrage an den CRM KeyUser / CRM Verantwortlichen im Betrieb, sofern er die beiden Rollen sich gleichzeitig bekleidet.
- Der CRM KeyUser erstellt eine Aufgabe in HubSpot für die Anfrage zur Datenauskunft. (siehe unten).
- Danach erstellt das Backstage-Team die Datei für die Datenauskunft und übermittelt diese an den CRM KeyUser des Betriebs.
So erstellst du die Aufgabe für das Backstage-Team zur Anfrage der Datenauskunft eines Kunden / einer Kundin:
Du kannst eine neue Aufgabe erstellen, in dem du entweder direkt unterhalb des Kontakt-Kops auf das Symbol für "Aufgabe erstellen" klickst
oder indem du auf der Menüleiste im Aktivitätenprotokoll (mittlerer Bereich des Kontakts) in den Reiter "Aufgaben" wechselst und dort eine neue Aufgabe erstellst.
In beiden Fällen erscheint am rechten untere Bildschirmbereich ein Fenster zur Erstellung der Aufgabe.
Diese Aufgabe muss dann mit folgenden Informationen und Einstellungen befüllt werden, damit der anschließende Prozess auch korrekt durchgeführt werden kann:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Aufgabe benennen | Anfrage Datenauskunft |
| Notizen | Mit der Bitte um Erstellen der Datenauskunft für diesen Kontakt. Laut Anfrage der Kundin vom 13.10.2020. |
| Fälligkeitsdatum | In 1 Monat (Achtung: nur dann, wenn die Aufgabe am Tag der Anfrage des Kunden erstellt wird, denn in Summe haben wir 4 Wochen Zeit, um die Beauskunftung abzuschließen) |
| Datensatz zugeordnet | die Aufgabe ist automatisch dem Datensatz zugeordnet, an dem die Aufgabe erstellt ist. |
| Typ | To-Do (vorausgefüllt) |
| Priorität | keine (vorausgefüllt) |
| Zugewiesen an | Florian Kritsch |
| E-Mail Erinnerung | Die Woche davor |
Nach dem Klick auf Aufgabe speichern siehst du im Reiter Aufgaben beim Kontakt, die soeben erstellt Aufgabe.
