Beim Widerrufen des Erhalts von E-Mail Marketing Zusendungen durch den Kunden/ Interessenten für die gesamte NÖKU-Gruppe (all ihre GesmbHs und Marken), geht es nicht nur darum, einen Kunden von einem Newsletter abzumelden (siehe dazu An- und Abmelden E-Mail Newsletter), sondern den Kontakt von jeder zukünftigen E-Mail Marketing Zusendung der gesamten NÖKU-Gruppe auszuschließen. (Im Unterschied zur Sperre für nur 1 Marke Widerrufen E-Mail Marketing Zusendungen Marke)
Hierbei geht es um das generelle Opt-Out für alle GesmbH, für die Im Double-Opt-In-Prozess eine Bestätigung zum Erhalt für Marketing-Infos vom Kontakt gesetzt wurde. (Wie der Double Opt-In funktioniert findest du hier: Double Opt-In Prozess erklärt (DOI)).
Also zusammengefasst: der Widerruf von E-Mail Marketing Zusendungen für die gesamte NÖKU-Gruppe
- ist mehr als nur die Abmeldung vom Newsletter
- ist mehr als nur das Setzen der DSGVO E-Mail Sperre für eine Marke, sondern
- ist das Opt-Out für alle GesmbHs der Unternehmensgruppe. Also das Rückgängigmachen des Double Opt-Ins (betrifft NICHT die Käuferaussendungen mit Service Infos wie z.B. Veranstaltungsabsagen - mehr dazu unter Erstellen und Versenden von KäuferInnen-E-Mails)
In diesem Fall sprechen wir in HubSpot von dem Abmelden von einem "Kommunikations-Abonnement" alias dem "Opt-Out" für alle GesmbHs.
Wird dieser Opt-Out manuell von einem HubSpot-User gesetzt (also der Kontakt von einem Kommunikations-Abonnements gelöscht) so kann dies nur selbst durch den Besitzer der E-Mail-Adresse wieder rückgängig gemacht werden.
Und zwar indem sich dieser wieder bei einem Online-Formular z.B. für einen Newsletter der GesmbH anmeldet. Das Opt-Out kann NICHT durch einen HubSpot User (also einem Mitarbeiter der NÖKU-Gruppe) rückgängig gemacht werden.
Widerrufen E-Mail Marketing Zusendung - Adressbearbeitung
1. Schritt: DSGVO E-Mail Sperre NÖKU Gruppe ALLE
Um den Kundenwunsch zu erfüllen, gehst du wie folgt in der Adressbearbeitung vor:
Beim entsprechenden Kontakt findest du in HubSpot einen Bereich in der linken Spalte mit dem Titel "DSGVO Sperren".
Klappst du diesen Bereich auf, dann findest du mehrere Felder vor.
Bei dem Widerruf für E-Mail Marketing Zusendungen eines Kunden für eine konkrete Marke, sind die Felder "E-Mail Sperre NÖKU Gruppe ALLE" und "Grund E-Mail Sperre" relevant.
Du wählst im Feld "E-Mail Sperre NÖKU Gruppe ALLE" ein "ja" aus, damit die E-Mail Sperre gesetzt werden soll.
Damit setzt du den Workflow für die Sperre aller Marketing E-Mails für die NÖKU-Gruppe in Gang.
Außerdem ist wichtig, dass ein Grund für die E-Mail Sperre (Freitext-Feld) angegeben wird.
Nur so ist für Kollegen nachvollziehbar was der Grund für die DSGO E-Mail Sperre für alle GesmbHs der NÖKU-Gruppe ist.
Danach einfach unten auf den orangen Speichern Button klicken.
2. Schritt Kommunikations-Abonnement entfernen
Um dem Kundenwunsch nach dem Widerruf zum Erhalt von E-Mail Marketing Informationen auch komplett zu erfüllen, reicht es nicht die DSGVO-Sperre zu setzen. (Das ist eigentlich ein Sicherheitsnetz für die zukünftigen Filter in den aktiven Listen, damit, wenn alle Stricke reißen, die DSGVO Sperre auch berücksichtigt wird).
Wir müssen auch die Opt-Ins für diesen Kunden für die ALLE GesmbHs der NÖKU-Gruppe entfernen - also den Kunden ein "Opt-Out" setzen.
Damit werden alle seine damals gespeicherte/ bestätigte Opt-Ins gelöscht und es wird keine Marketing Information mehr an ihn gesendet - von keinem NÖKU-Betrieb mehr. (gilt nicht für Käuferaussendungen mit Service-Infos, weil wir dort mit einem anderen Modul arbeiten werden).
In HubSpot bedeutet dies, dass du das "Kommunikations-Abonnement" für Marketing Informationen deiner GesmbH entfernst - und den Kontakt davon abmelden musst.
Da es sich in diesem Fall um eine Abmeldung von allen Kommunikations-Abonnements der NÖKU-Gruppe handelt, wird dies nur vom NÖKU Backstage-Team (im 4 Augen-Prinzip, wie bei der Datenlöschung) durchgeführt.
Wenn du also oben im Feld "E-Mail Sperre NÖKU Gruppe ALLE" ein "ja" gespeichert hast, dann wird automatisch eine Aufgabe erstellt und das Backstage-Team kümmert sich darum.