Bei der Datenlöschung setzen wir nach wie vor auf das 4-Augenprinzip. Das bedeutet, dass nicht du sofort den Kontakt löschst, sondern die Löschung beantragst und nach einer Überprüfung des Datensatzes jemand aus dem Backstage-Team den Datensatz endgültig löscht.
Achtung: Eine Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden!
Wenn ein Kunde eine Löschung seiner Daten wünscht und nach einer Nachfrage (durch die Datenschutzverantwortliche Person in deinem Betrieb, erreichbar unter datenverwaltung@betrieb.at) auch ausgeschlossen werden kann, dass es lediglich um eine Newsletter-Abmeldung oder Abmeldung von allen Zusendungen handelt, dann gehst du wie folgt vor:
Rufe den entsprechenden Datensatz, der in HubSpot gelöscht werden soll, auf.
In der Übersicht im linken Abschnitt eines Kontakts findest du einen Bereich mit dem Namen DSGVO Sperren
In diesem Bereich findest du neben den DSGVO Sperren (diese werden genutzt, wenn jemand z.B. die Abmeldung aller Zusendungen wünscht siehe auch: Widerrufen Erhalten von Zusendungen)
auch die beiden Felder, die du brauchst, um eine Löschung zu beantragen.
Wenn du nun einen Datensatz löschen möchtest, weil z.b. das dem Wunsch des Kunden entspricht und er diesen per E-Mail bekannt gegeben hat, dann wähle bitte bei DSGVO Löschung beantragen "ja" aus.
Und füge außerdem eine Begründung für die Löschung hinzu. Nur so können wir auch nachvollziehen, warum die Löschung beantragt wird.
Anschließend auf Speichern klicken. Dadurch wird automatisch eine Aufgabe erstellt, die Florian Kritsch bzw. jemand aus dem Backstage-Team zugewiesen ist und damit die Prüfung der Löschung einleitet. Spricht nach Prüfung nichts gegen die Löschung wird diese durchgeführt. Gibt es Unklarheiten oder Rückfragen, dann meldet sich das Backstage-Team bei dir.
Was passiert wenn du das setzt?
- Der Kunde/die Kundin wird in allen verknüpften JET-Datenbanken auf inaktiv gesetzt.
- Der Kunde/die Kundin wird von Kontaktlisten ausgeschlossen und erhälte keine Post oder E-Mails mehr.
- Für das Backstage-Team wird die Aufgabe, diesen Kontakt endgütlig zu löschen erstellt.
Die erstellte Aufgabe findest du dann auch gleich im Reiter "Aufgaben" im Aktivitätenprotokoll (mittlerer Bereich im Kontaktfenster)
WICHTIG: Bitte führe die Funktion "Löschen" (die du unter Optionen bei einem Datensatz findest") NICHT selbstständig durch. Gelöscht werden Datensätze nur nach der Prüfung im 4-Augenprinzip durch einen Kollegen aus dem Backstage-Team.
Wie kommst du zu dem Kundendatenstammblatt, dass du als DatenschutzkoordinatorIn ausdrucken und ablegen musst?
Im nachfolgenden Fenster noch die Auswahl "Leere Eigenschaften ausblenden" auswählen, danach kann dieses Fenster ausgedruckt werden.
