E-Mail Newsletter - Erstellen und Versenden

1. Neue E-Mail erstellen: Startseite / Marketing / E-Mail / Liste → Ordner / Markenordner öffnen / E-Mail erstellen

2. E-Mail-Typ auswählen: Typ "Normal"

3. Vorlage erstellen

Eigene Vorlage erstellen: E-Mail gestalten / Aktionen / 'E-Mail als Vorlage speichern'

3.1. Vorlagen verwenden

Vorlagen die bereits erstellt wurden, können nur aufgerufen werden, indem man eine neue E-Mail erstellt und dann aus den vorhandenen Vorlagen auswählt. Bitte auf Benennung achten, da die Vorlagen aller Betriebe dort gespeichert werden (leider keine Ordnerstruktur möglich).

Zum Löschen von Vorlagen rechts 'Vorlagen verwalten' klicken - dann öffnet sich auf der rechten Seite ein Tool zur Bearbeitung.
Um eine Vorlage zu ändern: Vorlagen können nicht direkt geändert werden. Wenn man nachträglich noch eine Vorlage ändern will, muss man eine neue E-Mail aufmachen, die Vorlage auswählen, dann die Änderungen vornehmen und NEU speichern (rechts oben 'Aktionen' / als E-Mail-Vorlage speichern). Gegebenenfalls die alte Vorlage löschen (auch bei Änderung der Benennung nötig).

ACHTUNG: Vorlage wird nicht gespeichert, wenn man nur links oben auf 'Speichern' klickt, sondern man muss rechts oben auf den orangen Button klicken.

4. Einstellungen treffen

4.1. Absendername: Der Name, den Empfänger als Absender in deren Mailbox sehen. 4.2. Absenderadresse: Die Adresse, die Empfänger sehen soll. Wenn man Checkbox "Dies als meine Antwortadresse verwenden" nicht klickt, hat man die Möglichkeit die Antworten an eine andere Adresse schicken zu lassen. Achtung: Der Absender muss eine @noeku.at Adresse sein. Alles andere ist aus rechtlichen Gründen nicht zulässig! 4.3. Antwortadresse: Die Adresse, an die Antworten von Empfänger gesendet werden. Kann die gleiche Adresse wie Absenderadresse sein, muss aber nicht. 4.4. Betreffzeile: auch möglich: Emojis, Personalisierung, Smart Rule (Mit Smart Content kann ein Modul unterschiedliche Versionen der Inhalte anhand bestimmter Besucherkriterien anzeigen → mehr dazu Personalisierung und Smart Rules 4.5. Vorschautext: (Empfohlen!) Dieser Text wird als Vorschau im Posteingang des Empfängers angezeigt. Wenn keine Vorschau hinzugefügt wird, wird die erste Zeile Ihrer E-Mail standardmäßig angezeigt - und beginnt meist mit "E-Mail im Browser anzeigen" oder Ähnlichem. 4.6. Interner E-Mail-Name: Kampagnentitel (zur internen Orientierung, nicht für Empfänger sichtbar) → Naming Convention verpflichtend einzuhalten! Ansonsten versinken wir im Chaos. Marke_Kanal_Kontaktliste_Datum(MMJJ)_Produkt/Service/Thema z.B.: FSH_NL_Allgemein_0320_Programm; TON_NL_Presse–NOE_1020_Neujahrskonzert → mehr dazu links unter Kategorie Naming Convention 4.7. Sprache: Standard-Texte können in verschiedenen Sprachen angezeigt werden. 4.8. Abonnement-Typ: Jeder Kontakt wird bei der Registrierung mit einem Abo-Typ im CRM-System versehen z.B.: NÖ Kulturwirtschaft Ges.m.b.H. (je nach Betrieb benannt). Die Kontakte erhalten nur die Abonnement-Typen, die sie abonniert haben. Bedeutet umgekehrt auch, dass nur jene Kontakte den Newsletter erhalten, die sich auch mittels Double-Opt-In für einen angemeldet. haben. Mehr Infos dazu: Double Opt-In Prozess erklärt (DOI) Ausnahme Transactional Modul: Es gibt beim Abonnement-Typ das Drop-Down-Feld "Zu Transaktionszwecken". Bei Mails unterscheidet man in zwei Arten: Operational Mails: zB. Werbung, Newsletter, Angebot, Informationen, etc. (dürfen dem User nur mit Einverständnis gesendet werden (via DOI-Prozess) und können diese Art von Mail jederzeit abbestellen (direkte Benachrichtigung oder Abmelde-Link in Mails). Dazu wählt man den jeweiligen betriebsspezifischen Abonnement-Typen aus. Hat ein User diesen Abonnement-Typen nicht in seinem Kontakt hinterlegt, wird ihm diese E-Mail nicht zugestellt. Transactional Mails: zB. Information dass das Konzert, dass Kunde gebucht hat abgesagt wurde. Diese Art von Mail ist keine Werbung, sondern darf dem Kunden auch ohne direkte Einverständnis-Erklärung gesendet werden (Einverständnis haben wir durch den Kauf der Konzert-Karte schon bekommen). Verwendet man den Abonnement-Typ 'Zu Transaktionszwecken' bekommt der Kunde diese Mail garantiert zugestellt, auch ohne Einverständnis. Achtung: Niemals diese Möglichkeit für Werbung verwenden, damit macht man sich strafbar. Sollte jemand dieses Tool verwenden wollen, bitte vorher mit NÖKU-Backstage Rücksprache halten.

4.9. Bürostandort: Nicht beachten! Muss nicht ausgefüllt werden. 4.10. Kampagne: Eine Kampagne ist eine Sammlung von Marketinginhalten. Man kann eine Kampagne erstellen und dieser verschiedene Inhalte zuweisen und erhält dann eine detallierte Übersicht der Wirksamkeit der verschiedenen Maßnahmen. Mehr Infos zur Anwendung von Kampagnen in der NÖKU: Kampagnen (Work in Progress) 4.11. Klartext: Wenn ein Nutzer aufgrund seines E-Mail-Providers die Mail in der Rich-Text-Version nicht öffnen kann, wird ihm eine Klartext-Version gesendet. Die könnte man hier individuell umschreiben. 4.12. Webversion: (Empfohlen!) Um eine Webversion der E-Mail zu erstellen, den Riegel aktivieren (dabei handelt es sich um eine eigenständige Website). Dies braucht der Empfänger der E-Mail, wenn diese im E-Mail-Programm nicht korrekt und vollständig dargestellt werden kann. (bestes Beispiel: NÖKU interne Outlook-Postfächer) 4.13. Seitentitel/Seiten-URL: Hängt mit Webversion zusammen. Wird in der Titelleiste des Browsers und in den Suchergebnissen angezeigt. Content-Slug (hintere Teil der URL) wird automatisch erstellt. z.B.: http://noeku-6183874.hs-sites.com/einladung-zur-ausstellungseröffnung 4.14. Meta-Beschreibung: Eine gute Meta-Beschreibung bringt Suchmaschinen-Traffic auf deine Seite (nicht relevant für Marketing-Emails) Zusatzoption: Seite an einem bestimmten Datum ablaufen lassen (zum empfehlen, wenn der NL aktuelle Angebote beinhaltet.)

5. Gestaltung der E-Mail: unter 'Bearbeiten'

Drag-&-Drop Funktion: Content-Feld an gewünschte Stelle ziehen.

6. Abschnitt bearbeiten: Maus über Content-Feld bewegen. 

7. Bildbearbeitung

• Eingabe des ALT-Text: Der ALT-Text wird statt dem Bild angezeigt, wenn der Mail-Provider des Empfängers dieses sperrt (Empfehlung!, weil positive Auswirkung auf SEO)
• Breite & Größe: kann nur zusammenhängend geändert werden. Um Breite unabhängig von Größe/Höhe zu ändern → Beschreibung in Punkt 7.1.
  
• Link hinzufügen: dieser Link öffnet sich, wenn Empfänger auf Bild klickt
• Ausrichtung: Links, Center, Rechts
• Seitenabstände: Feld "Auffüllung" aktivieren, um Seitenabstand zu bearbeiten
  

7.1. Bildgröße bearbeiten

Wichtig: Bilder, die im Newsletter benötigt werden bitte vorab in den Datei-Manager und dem korrekten Markenordner hochladen, um Chaos zu vermeiden, da wir alle in einem HubSpot Account arbeiten.

Bildgröße kann direkt in HubSpot bearbeitet / zugeschnitten werden: Bild via Content-Feld einfügen / Bild anklicken / Ersetzen

Medienbibliothek (Datei-Manager) öffnet sich rechts → Curser über Bild (im Kleinformat) bewegen und "Allgemeine Informationen" anklicken / Klonen und bearbeiten / Größe ändern

Tipp: Größe kann unterschiedlich geändert werden: manuell via Pixel, Zugeschnitten, gedreht oder auch unter 'Benutzerdefiniert' an Social Media Größen angepasst werden.

8. Schriftbearbeitung

Öffnet sich automatisch am oberen Rand, wenn man auf den Text-Abschnitt klickt.

8.1. Verlinkung einfügen: Wort/Satz/Paragraph markieren und verlinken. Mögliche Verlinkungen: URL, E-Mail-Adresse, Datei (Upload auf HubSpot, Webseite, Abonnement-Link, Meeting = Verlinkung mit Kalender).

8.2. Emoji hinzufügen

8.3. Sonderzeichen hinzufügen

8.4. Personalisierung hinzufügen

9. Allg. Design für E-Mail ändern

Alles was im Tab 'Design' erstellt/angepasst wird wird autom. für das ganze Dokument übernommen. Hier kann man Hintergrund, Text, Buttons und Abgrenzungen festlegen, sodass sie in der ganzen Mail gleich aussehen.

9.1. Vorlage

• • Hintergrund- und Bodyfarbe kann unter Design / Vorlage geändert werden. Unter 'Erweitert' können RGB-Farben und Farbcodes verwendet werden.
  • 'Nur-Text mit voller Breite'-Funktion: (Nicht empfohlen!) Eine Nur-Text-E-Mail mit voller Breite hat nur wenig Formatierung und wird Ihren Lesern wie eine persönliche E-Mail erscheinen. In Nur-Text-E-Mails mit voller Breite werden mehrere Layouts nicht unterstützt. 
  • Rahmen: ein Rahmen kann um den Body gelegt werden und die Stärke und Farbe verändert werden.
    

9.2. Bild

• • Dieses Tool via Drag-&-Drop in die E-Mail ziehen, danach öffnet sich links ein Tool worin ein bereits vorab hochgeladenes Bild (im Datei-Manager) in 'Bilder durchsuchen' gesucht werden und folgend hochgeladen werden kann.

9.3. Text

• • Absätze und Überschriften können hier verändert (Schriftart, Größe, Farbe, Zeilenhöhe, fett/unterstrichen/kursiv, Textlinkfarbe) werden. Die Textstile werden je nach Absatz/Überschrift im ganzen Dokument übernommen.
    

9.3. Schaltfläche

• • Buttons/CTAs können hier erstellt und designed werden und werden in der gesamten E-Mail übernommen.

9.4. Abgrenzung

• • Abgrenzungen sind Trennlinien, die der E-Mail optisch strukturieren. Änderungen (Stärke, Farbe, Style) werden für die gesamte E-Mail übernommen.

9.5. Social Media

• • Social Media Profile können hier verlinkt werden. Der Button und die Abstände können auf der linken Seite bearbeitet werden. 

9.6. Videos

• • Video kann entweder hochgeladen werden oder per Link (z.B.: von YouTube) eingefügt werden.

9.7. Fußzeile

• • diese Fußzeile bitte nicht verwenden. Für alle NÖKU-Marken wurde ein individueller Footer angelegt (siehe Punkt 9.9.)

9.8. +Mehr

• • Hier können Module erstellt oder vom Marketplace gekauft werden. Das Erstellen von Modulen erfordert Kenntnisse in HTML, CSS, HubL und die Verwendung des HubSpot-Design-Managers. Es wird empfohlen, mit einem Designer zu arbeiten, um Code-Module zu erstellen. Beispiel: Scroll Animations, Slider, Abgrenzungslinien, neue Schriftarten, etc.
    

9.9. Footer

• • WICHTIG: Unter 'Mehr' ist das Template 'Footer' gespeichert. Bitte diesen Footer verwenden (nicht den auf der Startseite 'Fußzeile') und die jeweilige Marke auswählen.
    Dieses Template wurde eigens konfiguriert und enthält automatisch die Adresse bzw. Anschrift des Betriebes sowie den universellen Abmeldelink und die Datenschutzerklärung sowie das Impressum der jeweiligen Marke.
    Durch klicken auf den Footer öffnet sich links das Fenster 'Footer bearbeiten'. Dort kann die Marke/der Betrieb ausgewählt werden und die Adresse, etc. werden automatisch im Footer platziert.
    
    

• • Presse-Footer: Wenn eine Presse-E-Mail an JournalistInnen verschickt werden soll, gibt es die Möglichkeit des 'Presse-Footer'.
    Warum? Viele JournalistInnen abonnieren den Presse-Newsletter UND den Allgemeinen-Newsletter. Im Presse-Footer gibt es deswegen zwei Abmelde-Möglichkeiten:
    Erhält der/die Journalistin eine Presse-E-Mail und möchte diese aus irgendeinem Grund nicht mehr abonnieren, gibt es im Presse-Footer die Möglichkeit sich entweder nur für die "Presse-Informationen abmelden" und zusätzlich wie bei allgemeinen Mail die "Abmelden" um sich nur vom allgemeinen Newsletter abzumelden.
    
    Möchte sich also nun der/die JournalistIn für den Presse-Newsletter abmelden, klickt er auf "dann klicken Sie hier." Dann wird sich bei dem/derjenigen JournalistIn eine vorgefertigte E-Mail öffnen, mit dem Betreff 'Abmeldung vom Pressenewsletter', einer Nachricht und bereits mit der richtigen Empfänger-Adresse versehen - diese kann er/sie nun an den jeweiligen Betrieb senden. So kann der/die MitarbeiterIn sehen, wer sich abmeldet und muss dann den/die JournalistIn noch manuell abmelden (Abmeldung siehe hier).
    
    Der Presse-Footer wird wie der normale Footer angelegt und zusätzlich die Checkbox "Presse E-Mail" aktiviert. Die Einstellungen für diesen Footer können links unter Presse-Einstellungen bearbeitet werden (nur Änderung der E-Mail-Adresse nötig).

10. Tabellenlayout erstellen

Eine Auswahl an Tabellen ist hier zu finden und via Drag-&-Drop im Dokument einzufügen. In die Tabellenfenster können jeweils eigene Content-Felder eingefügt werden.

11. Vorschau ansehen

Rechts oben 'Aktionen' / Vorschau

Vorschau für bestimmten Kontakt kann ausgewählt werden

Hier hat man die Möglichkeit: das Design, Links, Personalisierungen, Smart Rules zu prüfen, etc.

12. Test-E-Mail senden

Tipp: vorher immer unbedingt eine Test-E-Mail verschicken und im Posteingang prüfen.

Good to know: wenn man eine Test-Mail an mehrere Kontakte verschickt, sollte man einen Kontakt bei 'Empfang der E-Mail als spezifischer Kontakt' angeben, falls man eine Personalisierung oder Smart Rule verwendet.
Grund ist, dass bei der Test-Mail für die Personalisierung nur für diesen Kontakt getestet werden kann. Möchte man die Personalisierung bei mehreren Kontakten testen, kann man das durch die 'Vorschau' tun.

13. Versenden

Oben unter Registerkarte 'Senden oder Planen'.

Senden an: einzelne Kontakte, eine oder mehrere Kontaktlisten

Nicht senden an: Listen oder Kontakte auswählen (Bestimmte Zielgruppen vom Newsletter ausschließen, oder aber auch vorher angelegte "Black Lists" ausschließen)

Checkbox: 'Nicht an Kontakte mit niedriger Interaktion senden' (Nicht empfohlen!) → Kontakte haben eine niedrige Interaktion, wenn sie die letzten 11 E-Mails nicht geöffnet haben.
Man kann die Zustellbarkeit und die Interaktionsquote verbessern, indem man sie nicht in die Sendung aufnimmt.

Jetzt senden oder für einen späteren Zeitpunkt planen (Datum und Uhrzeit auswählen), generell gilt bei HubSpot: man kann den Versand einer E-Mail bis zu einem Jahr im Voraus planen.

Achtung! es wird bei jeder Mail diese Warnung kommen. Kann ignoriert werden! Das liegt nur daran, dass wir nicht die von HubSpot vorgesehene Fußzeile verwenden, sondern einen für uns entwickelten Footer. Die Mail kann trotzdem versendet werden.

HubSpot Knowledge-Base:

https://knowledge.HubSpot.com/de/marketing-tools/topics#email