Service-Mail Schulungsunterlagen

Zusätzliche Anleitung vom JET Team zum Thema Absagen mit und ohne Ö-Ticket Übergabe:
https://team.noeku.at/pages/viewpage.action?pageId=150634670

Was sind Service-Mails?

Service-Mails sind E-Mail-Aussendungen aus JET direkt an die Käufer:innen/Besteller:innen/Reservierer:innen für eine bestimmte Veranstaltung bzw. Termin. Diese können – im Gegensatz zu Aussendungen aus HubSpot – auch an Gastkäufer:innen verschickt werden. Das jedoch nur, wenn wir den Inhalt AUSSCHLIESSLICH auf wichtige Informationen zu diesem Termin bzw. die mit diesem Kauf zusammenhängen beschränken.

Marketing-Inhalte, etwa Hinweise auf andere Veranstaltungen, Newsletter, andere Werbung ... sind NICHT ZULÄSSIG!

Wir haben für euch die gemeldeten Use Cases rechtlich abklären lassen.

Es versteht sich von selbst, dass diese Service-Mails nur an Personen mit eingetragenen E-Mail-Adressen versandt werden können. Somit ist ein Abgleich mit allen Käufer:innen durchaus sinnvoll, um sie – etwa bei einer Absage – alternativ kontaktieren zu können.

Wo finde ich die Service-Mails?

Die Service-Mails findet ihr in Jetticket unter dem Punkt “Marketing”. Dort dann unter “Stammdaten” > “Veranstaltungs-E-Mails bearbeiten”. Ein Klick auf die Lupe lädt alle Templates, die wir für euch bzw. mit euch gemeinsam erstellt haben.

Was ist ein AUTO Mail? Was ist ein INFO Mail?

AUTO Mails werden einmal mit euch gemeinsam angelegt und Veranstaltungen zugeordnet.
Dieses Mailing geht dann zu jeder dieser Veranstaltungen X Tage zuvor an Käufer:innen/Besteller:innen/Reservierer:innen.
In der Praxis könnte dieses Mail etwa allgemeine Informationen zur Garderobe, dem Parkplatz, dem Einlass, usw. enthalten.

INFO Mails hingegen werden anlassbezogen verschickt.
Das könnten etwa sein: Absagen, Umbesetzungen, ein gesperrter Parkplatz, ein anderer Eingang, usw.

Wir legen euch für diese INFO Mails-Vorlagen an, die ihr dupliziert, anpasst und nach dem Versand wieder löscht – um Wildwuchs im System zu vermeiden!

Da wir AUTO Mails mit euch gemeinsam erstellen, werden hier nur mehr INFO Mails behandelt, das Prinzip ist aber immer das Gleiche.

Sollte eine Veranstaltung auch über Ö-Ticket verkauft werden und diese Veranstaltung abgesagt werden, gibt es zusätzlich ein paar Dinge zu beachten. Diese findet ihr vom JET TEam zusammengefasst hier:
https://team.noeku.at/pages/viewpage.action?pageId=150634660

Ein neues INFO Mail anlegen

Aus der Liste das gewünschte INFO Mail von eurem Betrieb auswählen und links unten auf Datensatz kopieren klicken. Zur besseren Übersicht bitte folgende Benennung wählen:

BETRIEBKÜRZEL_INFO_Zweck_yyyymmdd (Bsp: TRG_INFO_Absage_20230810)

Die restlichen Spalten bitte wie eingestellt lassen und keine Änderungen vornehmen!

(Screenshot: Links = „Datensatz duplizieren“ Button. Mitte = „INFO Mail benennen“. Rechts = Nein, Finger weg!)

Darunter findet ihr Karteireiter, hier interessieren uns nur “E-Mail-Vorlagen", “Vorschau”, “Veranstaltungen”.

Bei der E-Mail-Vorlage muss der Betreff angepasst werden. Bitte wählt einen kurzen Betreff!
Es stehen euch rechts Platzhalter für eure Kund:innen und/oder die Veranstaltung zur Verfügung.
Beispiele: [Date] = Datum der Veranstaltung, [TIT1] = Titel der Veranstaltung.

Wir haben für euch ein Template mit ALLEN Platzhaltern angelegt. Mit diesem Template könnt ihr testen, wie die Platzhalter bei einer bestimmten Veranstaltung und einem bestimmten Kunden aussehen.

Änderungen speichern mit dem Diskettensymbol oben in der Leiste.

Das INFO Mail bearbeiten

Um den Inhalt zu bearbeiten, klickt ihr auf die Palette links unten und startet damit einen einfachen HTML-Editor zur Bearbeitung.

In diesem Editor könnt ihr den Text bearbeiten und einfache Formatierungen vornehmen.
Auch hier sind Platzhalter möglich für Veranstaltungsvariablen und/oder Kund:innendaten möglich.
Nochmal hier die dringende Bitte, damit vorsichtig umzugehen und ev. intern Rücksprache zu halten.

(Screenshot: Mit der Palette, den HTML Editor starten.)

(Screenshot: Der HTML Editor. Mit dem Häkchen Änderungen übernehmen.)

Das E-Mail sollte weiterhin einfach gestaltet sein. Bitte nutzt die möglichen Formatierungen sparsam.
Bitte bedenkt auch, das Jetticket kein Mailprogramm ist und somit nicht alles bietet, was etwa HubSpot zur Verfügung stellt. Es geht hier um einfache Service-Mails und NICHT UM MARKETING-MAILS!

Ein Testmail schicken

Im Karteireiter “Vorschau” könnt ihr Testmails schicken. Die angezeigte Vorschau direkt darunter ist optisch nicht zuverlässig, bitte ignoriert diese.

Für einen erfolgreichen Test müsst ihr einen Testkunden und eine Testveranstaltung wählen – von diesen werden dann die Platzhalter verwendet. (Beispiel: Nachname des Kunden und Datum der Veranstaltung. Dieser Testkunde wird automatisch als Test-Email eingetragen!

Rechts nebenbei könnt ihr mit Strichpunkt getrennt weitere Testmail Adressen eingeben. Beachtet, diese bekommen auch die Platzhalter vom Testkunden. Gebe ich Stefan.Drachsler@noeku.at als Test-E-Mail-Adresse ein und Bernhard Schwab als Testkunde, so erhält Stefan Drachsler eine Testmail an Hr. Schwab – alles völlig korrekt!

Ein Klick auf das Zahnrad generiert die Online Vorschau hier in diesem Fenster – Betreff und Mailvorschau werden dann generiert und sind sichtbar – etwas nach unten scrollen bitte. Die Online Vorschau entspricht designtechnisch NICHT dem echten Output. Bitte ignoriert fallweise die vielen Abstände und schickt lieber eine Testmail!

Ein Klick auf @ versendet das Testmail. Es gibt keine Bestätigung zum Testversand! Ein Klick genügt!

Veranstaltungen zuordnen

Im letzten Karteireiter „Veranstaltungen“ können wir unserem fertigen INFO Mail die gewünschten Veranstaltungen zuordnen.

Wir markieren dazu mit STRG + Mausklick die gewünschten Veranstalungen und klicken in der Mitte auf „Zeilen zuweisen“. Das öffnet einen kleinen Dialog, in dem ihr den Versandzeitpunkt – X Tage davor und die Uhrzeit und die Empfänger:innen einstellt.  

Wenn ihr etwa -3 Tage angebt, werden die Mail jeweils 3 Tage vor der Veranstaltung automatisch verschickt.

Bei der Zielgruppe wird Folgendes verwendet:

• Käufer Standard = Käufer aus dem Barverkauf, egal ob POS oder Online-Shop.
• Käufer Lieferschein = Käufer aus dem Lieferscheinverkauf
• Besteller Standard = Reservierungen aus dem Barverkauf (inkl. ev. Online-Shop-Reservierungen)
• Besteller Lieferschein = Reservierungen, aus dem Lieferscheinverkauf

Die unteren beiden Checkboxen bitte angehakt lassen und mit dem großen Hakerl links bestätigen.

Danach scheinen die Veranstaltungen rechts auf. Wenn ihr etwas rüberscrollt seht ihr dort den berechneten Versandzeitpunkt, 3 Tage davor heißt etwa 03.10 bei einer Veranstaltung, die am 06.10. stattfindet. Ihr könnt dann direkt in dieser Zeile nochmal die +/- Tage und die Uhrzeit korrigieren und seht direkt das Ergebnis.

So könnte man etwa eine INFO Mail zu verschiedenen Veranstaltungen mit verschiedenen Terminen dennoch zum gleichen Zeitpunkt ausschicken.

FERTIG

Ganz oben auf Speichern klicken und fertig!

Das INFO Mail ist nun fertig angelegt und die richtigen Veranstaltungen zugeordnet.

Der Versand passiert nun AUTOMATISCH! Es hat sich gezeigt, dass der Versand etwa 30 Minuten dauert.

Nach dem Versand

Nach erfolgreichem Versand könnt ihr euch bei diesem INFO Mail ansehen an wie viele Kontakte dieses Mailing verschickt wurde.

Zusätzlich könnt ihr euch ein Mailing Sendeprotokoll ansehen und zuschicken.

Hier seht ihr die Kund:innen, an die dieses INFO Mail verschickt wurde. Bei Bedarf könnt ihr das nochmal mit euren Kund:innen abgleichen und evtl. nachtelefonieren – falls eine Kund:innen eben keine E-Mail-Adresse eingegeben hat. Rechts oben mit dem @ Symbol könnt ihr dieses Sendeprotokoll verschicken.

Nach erfolgreichem Versand, und wenn ihr euch das Sendeprotokoll gespeichert habt, bitten wir euch das INFO Mail wieder zu löschen! Ansonsten haben wir irgendwann 100te INFO Mails in der Liste und verlieren die Übersicht.

Dazu bitte in der Liste entweder das INFO Mail markieren und das Icon links benutzen oder rechte Maustaste und Datensatz löschen.

Was habe ich davon?

Mit Service-Mails können wir auch Gastkund:innen/käufer:innen beschicken. Für den Versand ist kein Workaround über HubSpot mehr notwendig.

Service-Mails aus HubSpot werden somit eingestellt und nicht mehr angeboten.

Wer hilft mir weiter?

Bitte schreibt an support@noeku.at