Formulare mit Custom Objects (CO) werden verwendet als Felder in Formularen. Im Gegensatz zu normalen Kontaktfelden (wie bei der Newsletter-Anmeldung) werden diese nicht überschrieben.
Wir unterscheiden (Stand Mai 2023) in vier CO-Kategorien:
- Anmeldung zur Veranstaltungen zB. Anmeldung zur Ausstellungs-Eröffnung, Gruppenbuchung, Schulbuchung, etc.
- Abo-Bestellungen zB. LTNÖ Familien-Abo, LTNÖ Premieren-Abo, etc.
- Kontakt-Formulare zB. auch Fragen-Formulare, etc.
- Mitglied/Förderer/Sponsoren zB. AKP Mitglied werden, etc.
Jede Kategorie ist ein einzelnes CO (max. 10 CO haben wir im aktuellen Vertrag mit HubSpot. Die Strukturierung in einzelne COs ist technisch nicht nötig, dient uns aber für eine bessere Übersicht.
Die einzelnen Kategorien wie folgt sortiert:
Custom Object: Abo-Bestellungen
Gruppen:
- Abo-Bestellung Information (immer wenn Information dabei steht, ist das der Allgemein-Ordner) | für Eigenschaften die alle Betriebe betreffen können: Telefonnummer, Adressezeile, PLZ, Ort, etc.
- AKP_Abo-Bestellung: für Eigenschaften die nur die Römerstadt betreffen zB: Programmauswahl
- LTNÖ_Abo-Bestellung: für Eigenschaften die nur das Landestheater betreffen zB: Abo-Auswahl
Naming Convention für Eigenschaften:
wenn für alle notwendig: klassische Benennung zB. Telefonnummer, Adressezeile, PLZ, Ort, etc.
wenn nur für einen Betrieb notwendig: LTNÖ Abo-Art, AKP Abonnement, etc.
Formularzusammensetzung:
Links unten sind die Eigenschaften sortiert nach Custom Objects und danach gruppiert zu finden.
1) Identifier: dieser ist als solcher gekennzeichnet und soll im Label und im Standardwert auf das jeweilige Formular angepasst werden.
2) Kontakteigenschaften: alle Felder die theoretisch überschrieben werden sollen/müssen zB. Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail
3) Custom Objects: alle Felder die nicht überschrieben werden sollen und einmalig sind zB. Programmauswahl, Datum, Personenanzahl, Abo-Art (spezifisch nach Betrieb)
4) Empfangsbenachrichtigungen: Mitarbeiter an die das Mail-to geschickt werden soll. Können eine oder mehrere sein. Wenn es keine spezifische Person ist, sondern eine allgemeine E-Mail-Adresse dann muss diese als Benutzer in HubSpot (ohne Rechte natürlich) angelegt werden
5) Danksagung: kann entweder ein kurzer Text sein oder (im besten Fall) eine Danke-Seite. Diese muss zuvor vom OMM im CMS als versteckte Landingpage angelegt werden und der Link an Lena geschickt werden.
Best Practice:
Der/dem KundeIn wir eine Bestätigungsmail zugesendet mit den eigegebenen Daten.
Dinge die dazu notwendig sind:
1) Beim Newsletter-Tool ein Mail als Automatisierte Mail anlegen. Custom Objects die angezeigt werden sollen, als Personalisierungstoken einfügen.
2) Workflow wie folgt anlegen:
a. neuen Workflow erstellen / basierend auf Custom-Object-Kategorie (links unten)
b. Trigger = Formulareinsendung / Identifier XY / ist gleich einem von: Wert der im Formular beim Identifier angelegt wurde) / Filter anwenden
c) für eine bestimmte Dauer verzögern: damit die COs genug Zeit haben um verarbeitet zu werden
d) E-Mail senden / richtige Bestätigungs-Mail auswählen / Zuordnungslaben = alle Kontakte (wichtig, sonst funktionierts nicht)
Hier ein Beispiel aus der Römerstadt.
Wo sind die eingegebenen Formulardaten sichtbar?
- als Mail-to beim Empfänger/Mitarbeiter
- in den HubSpot Bewegungsdaten. Kontakte / Benutzerdefinierte Objekte / CO auswählen
- in der Kontaktansicht (falls Kontaktdaten im Formular enthalten waren) rechts oben
- evt. in der Bestätigungsmail beim Kunden
Wenn eine Bestätigungsmail gesendet werden soll
Möchte der Betrieb dass anschließend eine Bestätigungsmail mit den eingegebenen Daten an den/die KundIn geschickt wird, wird der Workflow so angelegt:
Schritt 1: Automatisierte Email anlegen:
Schritt 2: Bevor man mit der Bearbeitung des Workflows (komplett neu) beginnt, muss die richtige "Basierung" des Workflow ausgewählt werden:
Schritt 3: Identifier muss (wie im Formular angelegt) benannt werden. Wichtig: "Kontakt kann mehrmals in diesen Workflow aufgenommen werden"
