Erstellen und Versenden von E-Mail Newsletter

1. Neue E-Mail erstellen: Startseite / Marketing / E-Mail / E-Mail erstellen

2. E-Mail-Typ auswählen: Typ "Normal"

3. Vorlage auswählen

Eigene Vorlage erstellen: E-Mail gestalten / Aktionen / 'E-Mail als Vorlage speichern'

4. Einstellungen treffen

4.1. Absendername: Der Name, den Empfänger sehen 4.2. Absenderadresse: Die Adresse, die Empfänger sehen (Checkbox "Dies als meine Antwortadresse verwenden) 4.3. Antwortadresse: Die Adresse, an die Antworten von Empfänger gesendet werden 4.4. Betreffzeile: auch möglich: Emojis, Personalisierung, Smart Rule (Mit Smart Content kann ein Modul unterschiedliche Versionen der Inhalte anhand bestimmter Besucherkriterien anzeigen → mehr dazu weiter unten: 14. Personalisierung und 15. Smart Rule 4.5. Vorschautext: (Empfohlen!) Dieser Text wird als Vorschau im Posteingang des Empfängers angezeigt. Wenn kein Vorschau hinzugefügt wird, wird die erste Zeile Ihrer E-Mail standardmäßig angezeigt. 4.6. Interner E-Mail-Name: Kampagnentitel (zur internen Orientierung, nicht für Empfänger sichtbar) Marke_Kanal_Kontaktliste_Datum(MMJJ)_Produkt/Service/Thema_BeispielKampagnenname zB: FSH_NL_Allgemein_0318_Programm TON_NL_Presse–NOE_1018_Neujahrskonzert → mehr dazu unter: Hubspot Naming Convention 4.7. Abonnement-Typ: Jeder Kontakt wird bei der Registrierung mit einem Abo-Typ  im CRM-System versehen zB. Marketing Information, Käuferaussendung, etc. Bei Versand von Emails muss der entsprechende Typ (bei Newsletter → Marketing Information) ausgewählt werden. Die Kontakte erhalten nur die Abonnementtypen, die sie abonniert haben. 4.8. Kampagne: (nicht zwingend) Sie können Blog-Beiträge, Calls-to-Action, E-Mails, Landing-Pages, Social-Media-Beiträge, Website-Seiten, Workflows oder statische Listen über die Detailseite der Kampagne mit einer HubSpot-Kampagne verknüpfen. Die Kampagnen-Tools in HubSpot ermöglichen, zugehörige Marketingmaterialien und -inhalte zu taggen, damit die Wirksamkeit der gesamten Marketing-Bemühungen leicht und übersichtlich ermittelt werden können.

4.9. Sprache: (nicht zwingend) Alle Module in Ihrer E-Mail, für die Übersetzungen aktiviert sind, werden in dieser Sprache angezeigt Erweiterte Einstellungen 4.10. Webversion: Unbedingt verwenden!! Um eine Webversion der E-Mail zur erstellen den Riegel aktivieren (dabei handelt es sich um eine eigenständige Webseite). 4.11. Seitentitel/Seiten-URL: Hängt mir Webversion zusammen. Wird in der Titelleiste des Browsers und in den Suchergebnissen angezeigt. Content-Slug wird automatisch erstellt. 4.12. Meta-Beschreibung: (Empfohlen!) Eine gute Meta-Beschreibung bringt Suchmaschinen-Traffic auf Ihre Seite. Versuchen Sie daher möglichst konkret zu beschreiben, worum es auf Ihrer Seite geht, und achten Sie darauf, weniger als 155 Zeichen zu verwenden! Zusatzoption: Seite an einem bestimmten Datum ablaufen lassen 4.13.Bürostandort: = Footer mit Unternehmensinformation, kann unter "Verwalten" erstellt werden 4.14. Klartext anpassen: HubSpot erstellt automatisch eine Klartextversion der E-Mail, die gesendet wird, wenn die Rich-Text-Version nicht zugestellt werden kann. 4.15. Zusatzoption: A/B-Test: um zu sehen, wie sich die Änderung einer Facette der E-Mail oder des Designs auf die Interaktion auswirkt.  → mehr dazu weiter unten: 16. A/B-Test verwenden

5. Gestaltung der E-Mail: Startseite / Bearbeiten

Drag & Drop Funktion: Content-Feld an gewünschte Stelle ziehen

6. Abschnitt bearbeiten: Maus über Content-Feld bewegen -

7. Bildbearbeitung

• Eingabe des ALT-Text: wird statt Bild angezeigt, wenn der Mail-Provider des Empfängers dieses sperrt (Empfehlung, weil positive Aufwirkung auf SEO)
• Breite & Größe kann nur zusammenhängend geändert werden. Um Breite unabhängig von Größe/Höhe zu ändern → Beschreibung in Punkt 7.1.
  
• Link hinzufügen: dieser Link öffnet sich, wenn Empfänger auf Bild klickt
• Ausrichtung: Links, Center, Rechts
• Seitenabstände: Feld "Aufüllung" ativieren um Seitenabstand zu bearbeiten
  

7.1. Bildgröße bearbeiten

Bild via Content-Feld einfügen / Bild anklicken / Ersetzen

Medienbibliothek öffnet sich rechts → Curser über Bild (im Kleinformat) bewegen und "i" anklicken / Klonen und bearbeiten / Größe ändern

8. Schriftbearbeitung

Öffnet sich automatisch am oberen Rand, wenn man auf den Text-Abschnitt klickt.

8.1. Verlinkung einfügen: Wort/Satz/Paragraph markieren und verlinken. Mögliche Verlinkungen: URL, E-Mail-Adresse, Datei (Upload auf Hubspot, Webseite, Abonnement-Link, Meeting (Verlinkung mit Kalender).

8.2. Emoji hinzufügen

8.3. Sonderzeichen hinzufügen

8.4. Personalisierung hinzufügen

9. Allg. Design für E-Mail ändern

9.1. Vorlage

• Hintergrund- und Bodyfarbe kann unter Design / Vorlage geändert werden.Unter 'Erweitert' können RGB-Farben und Farbcodes verwendet werden.
• 'Nur-Text mit voller Breite'-Funktion: (Nicht empfohlen!) Eine Nur-Text-E-Mail mit voller Breite hat nur wenig Formatierung und wird Ihren Lesern wie eine persönliche E-Mail erscheinen. In Nur-Text-E-Mails mit voller Breite werden mehrere Layouts nicht unterstützt. 
• Rahmen: ein Rahmen kann um den Body gelegt werden und die Stärke und Farbe verändert werden.
  
  

9.2. Textstile

• Absätze und Überschriften können hier verändert (Schriftart, Größe, Farbe, Zeilenhöhe, fett/unterstrichen/kursiv, Textlinkfarbe) werden. Die Textstile werden je nach Absatz/Überschrift im ganzen Dokument übernommen.
  

9.3. Buttons

• Buttons können hier verändert werden und werden in der gesamten E-Mail übernommen.

9.4. Abgrenzungen

• Abgrenzungen sind Trennlinien, die der E-Mail optisch strukturieren. Änderungen (Stärke, Farbe, Style) werden für die gesamte E-Mail übernommen.

10. Tabellen erstellen

Eine Auswahl an Tabellen ist hier zu finden und via Drag & Drop im Dokument einzufügen. In die Tabellenfenster können Content-Felder eingefügt werden.

11. Vorschau ansehen

Rechts oben 'Aktionen' / Vorschau

• Vorschau für bestimmten Kontakt kann ausgewählt werden
• Hier habt ihr die Möglichkeit: das Design zu Prüfen, Links, Personalisierungen, Smart Rules zu prüfen, etc.
  

12. Testversand

Button "Test-E-Mail senden" ist immer in der oberen Leiste zu finden. Test-E-Mails können für Feedback-Schleife an Zuständige gesendet werden.

Empfehlung: immer einen Testversand an verschiedene Mail-Anbieter (@noeku.at,@gmail.com, @gmx.at, etc.) versenden und Darstellung am PC und Mobil testen.

• im zweiten Dropdown-Feld kann eine Vorschau der E-Mail-Personalisierung für einen spezifischen Kontakt gesendet werden. Um zu sehen, wie die E-Mail – mit allen Personalisierungen – dem Kontakt angezeigt wird, wenn er die E-Mail erhält.
• Checkbox 'Klartext-Version senden': (Verwendung nicht empfohlen!) HubSpot erstellt  eine Klartextversion der E-Mail, die gesendet wird, wenn die Rich-Text-Version nicht zugestellt werden kann

13. Versenden

Oben unter Registerkarte 'Senden oder Planen'.

• Senden an: einzelne Kontakte, ein oder mehrere Kontaktlisten
• Nicht senden an: Listen oder Kontakte auswählen
• Checkbox: 'Nicht an Kontakte mit niedriger Interaktion senden' (Nicht empfohlen) →  Kontakte haben eine niedrige Interaktion, wenn sie die letzten 11 E-Mails nicht geöffnet haben.
  Sie können die Zustellbarkeit und die Interaktionsquote verbessern, indem Sie sie nicht in Ihre Sendung aufnehmen. Erfahren Sie mehr über Kontakte mit niedriger Interaktion.
  
• Jetzt senden oder für einen späteren Zeitpunkt planen (Datum auswählen)
  

Für Fortgeschrittene Hubspot-User

14. Personalisierungen

Personalisierungen können anhand von Kontakteigenschaften oder Unternehmenseigenschaften verwendet werden.

Damit die Personalisierungen angewendet werden können, müssen vollständige Eigenschaften für Kontakte im CRM-System vorhanden sein – dh. zusätzlich zu den E-Mail-Adressen werden Anrede-Suffix, Anrede, ggfs. Titel, Vorname, Name und ggfs. nachstehender Titel benötigt. Bei Unternehmenseigenschaften können Eigenschaften wie Abteilung, Branche, etc. verwendet werden - dazu müssen auch diese Daten im CRM-System vorhanden sein.

Der Standardwert wird verwendet, wenn der Kontakt keinen Wert für diese spezifische Eigenschaft hat. Achtung: Standardwert muss ausgefüllt sein, falls kein Wert beim Kontakt vorhanden sein sollte.

Die Betreff-Personalisierung könnte beispielsweise so aussehen:

• Wir haben News für dich, Max
• Wir haben News für dich (wenn kein Vorname im Kontakt festgelegt wurde
• Herr Mustermann, wann waren Sie das letzte Mal im Theater?
• Einladung für Herr Mustermann zur Ausstellungs-Eröffnung
• Hallo Max, wie hat dir das Osterkonzert gefallen?

15. Smart Rule / Smart Content

Durch Hinzufügen einer Smart Rule zum Content können mehrere Versionen davon für verschiedene Zielgruppen entweder anhand deren Kontaktlistenmitgliedschaft oder anhand deren Lifecycle-Phase erstellen. Dh. Inhalte mit Smart Rules werden nicht allen Kontakten, sondern nur ausgewählten Kontakten ausgespielt.

Auch hier gilt: Damit die Smart Rules angewendet werden können, müssen vollständige Eigenschaften für Kontakte im CRM-System vorhanden sein.

Wenn Kontakte mehrere Smart Rules erfüllen:

Wenn Kontakte mehr als eine Ihrer Smart Content-Regeln erfüllen, sehen sie den Inhalt für die erste Regel, die für sie gilt. Welche Smart Rule erfüllt wird, wenn Kontakte mehr als eine Eigenschaft erfüllen, kann links im Bearbeitungstool verwaltet werden.

Tipp: Smart Rules können in der 'Vorschau' überprüft werden.

16. A/B-Test verwenden

Bei einem A/B-Test wird mit einer Stichprobe der Empfänger ermittelt, welche Version einer E-Mail mehr Interaktionen auslöst. Nach der Erstellung der Marketing-E-Mail erstellt man eine Version B, um festzustellen, wie sich eine einzelne Abwandlung darauf auswirkt, wie oft die E-Mail geöffnet oder angeklickt wird. Anhand der Performance jeder Version Ihrer E-Mail über einen bestimmten Zeitraum wählt das Tool die bessere Version zum Senden an den Rest Ihrer Empfängerliste aus.

Erstellung: Einstellungen / A/B-Test aktivieren

• Gewinnerkennzahl auswählen (Öffnungsrate oder Klickrate)
  
• Testdauer bestimmen: Zeitbegrenzung für die Erfassung der Testergebnisse festlegen. Wenn diese Zeit abgelaufen ist, wird die Gewinnerversion an die verbleibenden Kontakte gesendet.
  

Hubspot Knowledge-Base:

https://knowledge.hubspot.com/de/marketing-tools/topics#email